Macierz Eisenhowera


W dzisiejszych czasach często narzekamy na brak czasu oraz nadmiar spadających na nas obowiązków. Często borykamy się z wyborem pomiędzy własnymi przyjemnościami a pilnymi obowiązkami. Nie znajdujemy czasu dla naszych bliskich i znajomych, natomiast szef oczekuje od nas większego zaangażowania i dyspozycyjności. Nieraz marzymy o tym by doba trwała 48 godzin, tak abyśmy zdążyli zrealizować wszystko, co uprzednio chcieliśmy. Jednak często jest to złudne wrażenie wynikające z niemożności racjonalnego rozplanowania naszego dnia, tygodnia, miesiąca. Istnieje wiele sposobów na odpowiednie zarządzanie czasem, jednym z nich jest Macierz Eisenhower’a

Czym jest Macierz Eisenhower’a

Jeden ze znanych prezydentów Stanów Zjednoczonych – Dwight D. Eisenhower słynął nie tylko ze swojej mądrości ale również, a może przede wszystkim ze świetnego zarządzania własnym czasem. Jest on twórcą tzw. Macierzy Eisenhowera nazywanej również Polem/ Siatką/Systemem/Kwadratem Eisenhowera. Popularna jest również nazwa – Matryca Priorytetów.

Macierz Eisenhowera jest jednym z popularnych sposobów rozplanowania czasu. Swoją budową przypomina układ współrzędnych, gdzie rzędną jest ważność danego działania natomiast odciętą – jego pilność.

Jednak tak naprawdę nie liczy się jaką formę przyjmie nasze rozplanowanie zadań (macierzy, tabeli, czy zwykłego podziału wg punktów). Najważniejsze w jej realizacji jest odpowiednie rozdzielenie czynności. Często mamy dylemat, czy nasze zadania możemy uznać za mało ważne lub mało pilne? Czy możemy ich nie wykonywać lub zlecić ich realizację komuś innemu?

Jak jej używać

Aby poprawnie stosować macierz Eisenhowera należy zrozumieć oraz stosownie wyselekcjonować rzeczy ważne i pilne. Oczywiście wpływa na to wiele czynników: priorytety osobiste, wartości emocjonalne, wartości finansowe, priorytety innych, zmiany terminów oraz wiele innych.

Musimy się zatem skupić na czynnościach najistotniejszych dla nas oraz ludzi dla nas ważnych. Nie możemy stawiać na tym samym miejscu przygotowania istotnych zestawienia dla szefa oraz spotkania z nielubianymi koleżankami.

Jak należy interpretować podział w Macierzy Eisenhowera:

Ćwiartka A: rzeczy ważne ale również pilne, które powinniśmy zrealizować sami lub zlecić komuś do wykonania ( w natłoku innych spraw). Czynności te musimy wykonać jak najszybciej, ponieważ ich niewykonanie może spowodować daleko idące konsekwencje, w tym również nawał dodatkowej pracy. Czynności które możemy zaliczyć do tej ćwiartki to zazwyczaj sytuacje nagłe, trudne do przewidzenia, lub skutki zaniedbania i niewykonywania regularnej pracy. Możemy do nich zaliczyć: sytuacje kryzysowe, efekt niewykonanych wcześniej zadań.

Ćwiartka B: rzeczy ważne ale nie pilne, które możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie. Przykłady czynności które mogłyby się znaleźć w tej części to: ćwiczenia fizyczne, przygotowania do ważnego ale odległego projektu, regularna praca nad sobą i własnym rozwojem.

Ćwiartka C: rzeczy pilne, jednak mało ważne – powinniśmy wykonać lub zlecić w drugiej kolejności, zaraz po zadaniach z części A. Czynności z tego pola nie są istotne lecz wymagają jak najszybszej realizacji, możemy do nich zaliczyć np. uregulowanie rachunków lub wizytę u fryzjera (chociaż ta ostatnia jest uzależniona od indywidualnych preferencji).

Ćwiartka D: rzeczy mało ważne i mało pilne – jednym słowem – ignoruj. Najlepszym miejscem dla czynności z tej części jest kosz. Nie są one dla nas istotne, więc bez trudu powinniśmy się ich pozbyć. Zazwyczaj to one są tzw. pożeraczami czasu – bezcelowe patrzenie w TV podczas nudnego programu, całogodzinne granie w gry komputerowe, próby czytania książki podczas złego samopoczucia.

Oczywiście trudno jest nakreślić uniwersalny schemat postępowania ponieważ, jak już wspomniałam wszystko jest uzależnione od naszych prywatnych preferencji. Są jednak pewne wskazówki postępowania do których powinniśmy się zastosować:

  • Jeśli okaże się, że mamy najwięcej rzeczy pilnych oraz ważnych musimy się zastanowić, czemu tak jest. Może nie wszystkie są tak istotne, jak myślimy, może część z nich możemy przełożyć lub wykonywać etapami – regularnie rozłożone w czasie.
  • Jeśli w swojej macierzy umieściliśmy mało rzeczy nieważnych i niepilnych wtedy powinniśmy poświęcić chwile na ponowną analizę naszej matrycy. Zawsze znajdzie się coś co stanowi mało ważny obowiązek, więc nie bójmy się umieścić go w odpowiednim miejscu.
  • Pamiętajmy, że rzeczy pilne to takie, które musimy zrobić w ciągu kilku najbliższych godzin lub tego samego dnia. Wszystko co możemy przesunąć lub jest zaplanowane na termin odleglejszy stanowi zadanie mniej pilne i dlatego będzie się znajdowało w ćwiartce B.

Zalety

Stosowanie Macierzy Eisenhowera umożliwia samodzielne rozplanowanie własnego czasu. Jest sposobem szybkim, łatwym i dającym bezpośredni wgląd w listę zadań do wykonania. Ponad to pozwala na w miarę swobodne gospodarowanie własnym czasem, samodzielne dobieranie priorytetów.

Z założeń Macierzy korzystają menadżerzy, jak również ludzie, którzy chcą racjonalnie zaplanować swój czas. Używając tego narzędzia samodzielnie wybieramy zadania, które są dla nas ważne oraz pilne.

Wady

Poprawne użytkowanie Macierzy Eisenhowera nie wiąże się z żadnymi skutkami ubocznymi. Jednak czasami możemy spotkać się z trudnościami wynikającymi ze złego zaklasyfikowania czynności do określonych ćwiartek. Często boimy się również powierzyć określone zadania innym osobom – uważamy, że my wykonamy je lepiej lub szybciej. Napotykamy również trudność w określeniu czynności, które możemy umieścić w ostatniej ćwiartce – zastanawiamy się, czy na pewno są one stratą naszego cennego czasu, zapominamy również, że należy nam się jakaś ilość czasu przeznaczonego tylko dla nas – na relaks i rozrywkę.

Podsumowanie

Macierz Eisenhowera jest jednym z narzędzi w trudnym procesie planowania czasu. Musimy pamiętać, że nie należy polegać tylko i wyłącznie na niej. Zawsze powinniśmy korzystać również ze sprzętu, który może nam pomóc w bardziej szczegółowym zarządzaniem naszym czasem – kalendarzem spotkań, terminarzami dziennymi oraz tygodniowymi, terminarzami w formie elektronicznej oraz wieloma innymi.

autor: Magdalena Cerecka

Więcej o zarządzaniu czasem w pozycji – Efektywne zarządzanie czasem.

Pozdrawiam,
Marcin Celej


Niniejszy artykuł pochodzi z darmowego szkolenia z zarządzania czasem, celami i zadaniami. Możesz zapisać się na to szkolenie korzystając z poniższego formularza:



Zgadzam się z Polityką Prywatności

Szanuję Twoją prywatność. W każdej chwili możesz

wypisać się z tej listy klikając w link na końcu każdego maila.


Podobne wpisy

Tags: , , , , Artykuły
One Comments to “Macierz Eisenhowera”
  1. Pan Ka says:

    nie “Macierz Eisenhower`a” tylko “Eisenhowera”, bo “r” wymawiamy.

Leave a Reply

(required)

(required)


Macierz Eisenhowera

W dzisiejszych czasach często narzekamy na brak czasu oraz nadmiar spadających na nas obowiązków. Często borykamy się z wyborem...

Jak ograniczyć przeszkadzajki

Przeszkadzajki to jednak z najbardziej denerwującej rzeczy podczas wykonywania zaplanowanych zadań . Każdy z nas za pewne złapał się...

8 godzin

Zawsze uważałem, że to w jaki sposób wypełniamy pozostałe 8 h (po spaniu i pracy) ma decydujące znaczenie o...

Zaoszczędź 15% (lub więcej) swojego czasu

Interesujący tytuł, nieprawdaż? Któż z nas nie chciałby zaoszczędzić czas – jedyny zasób, którego nie sposób kupić. W pewnym...

Nie mam na to czasu

Ciekawe jak często tak mówisz? Jak często odpowiadasz ‘Nie mam na to czasu’ lub ‘Mam strasznie dużo pracy i...

Pomodoro

Pomodoro to technika zarządzania czasem wymyślona w 1992 roku przez Francesco Cirillo. Jest to technika, która pozwala na lepsze...

Ciekawe szkolenie o zarządzaniu zadaniami

Rzadko zdarza się tak, że moje zawodowe zainteresowania przeplatają się z moją pasją dotyczącą rozwoju osobistego. Tym bardziej byłem...

Efektywne zarządzanie czasem – darmowy ebook

Mam dzisiaj prezent, który być może już masz w swojej kolekcji ebooków. Jest to darmowy ebook ‘Efektywne zarządzanie czasem’....

Zarządzanie czasem dla żółtodziobów

Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z rozwojem osobistym a w szczególności zarządzaniem czasem, przygotowałem kilka porad, które dla mnie...

Kto jeszcze ma problem z noworocznymi postanowieniami?

Ja już nie mam dzięki mojej nowej usłudze – NiecoDziennik. Ta mini usługa pozwala zdefiniować swoje cele a później…...

Złap złodzieja…

…nie prawdziwego bo ten co najwyżej pozbawia Cię rzeczy materialnych. Złap i zlikwiduj Twojego najgorszego wroga – złodzieja czasu....

W poszukiwaniu straconego czasu…

Nie wiem czy zauważyłeś/-aś, Mądrość dnia, która była (lub wciąż jest) na stronie http://cioswnos.pl. Brzmi ona tak: Czas płynie...

Getting Things Done…

Dziś będzie krótki wpis. Jeśli masz problem z realizacją zadań polecam przeczytać ten artykuł. Artykuł jest po angielsku, ale...

Dowiedz się co Cię motywuje

Motywacja do działania jest jak motor napędowy każdego sukcesu. Bez niej każdy z nas szybko się wypala pojedynczym wybuchem...

11 niezmiennych zasad skutecznego działania – darmowy ebook

Przeczytaj koniecznie poniższy ebook. Jest po prostu super. Jeśli masz bloga lub stronę możesz go również osadzić u siebie...

Zaczynaj z wizją końca

Zostałem poproszony przez jednego z uczestników tego kursu o lepsze wyjaśnienie idei planowania długoterminowego. Rzeczywiście nie jest to proste....

Co jest kluczowe do osiągnięcia sukcesu?

Ja nie znam odpowiedzi na to pytanie, ale Ty MUSISZ to wiedzieć. Musisz się dowiedzieć jakie umiejętności są niezbędne...

Zjedz tę żabę – szkolenie video

Aby obejrzeć poniższe szkolenie w lepszej jakości kliknij w ten link: Cele i zadania – zjedz tę żabę PS: Polecam...

Uzależnij się od sukcesów

Twoim celem jest wpadnięcie w nałóg. Nałóg sukcesu a właściwie lepiej go nazwać nałogiem działania. Musisz nabawić się specyficznego...

Planuj długoterminowo

Myślenie długoterminowe poprawia decyzje krótkoterminowe. Jestem przekonany, że każdy czuje przez skórą potęgę planowania długoterminowego. Nie jest to jednak...

Nie przestawaj nie przestawać

Jeśli już zacząłeś działać to wystarczy, że nie przestaniesz tego robić. Człowiek jest jak lokomotywa – ciężko ją ruszyć,...

Rób to co ważne

Ta porada jest chyba najważniejsza ze wszystkich w tym obszarze, a umiejętności najtrudniejsze do opanowania. Niektórzy ludzie naturalnie potrafią...

Zacznij planować

Jeżeli masz jakiś cel do osiągnięcia, a nie wątpię, że masz, to czas zabrać się za jego realizację. Zanim...

Zmień swój sposób myślenia

Zacznijmy od zmiany sposobu myślenia o nas samych, naszym czasie i tym co musimy robić aby osiągnąć zamierzone cele....